Operação Técnica do Projeto Nutrology Academy 2025

A Nobox foi responsável pela produção audiovisual e cenográfica completa das seis edições do Projeto Nutrology Academy realizadas em 2025, com montagem, operação e desmontagem de equipamentos de audiovisual, iluminação, cenografia e distribuição elétrica em cada uma delas. A execução coube à AV2Play, empresa do Nobox Group.

A Nutrology Academy promove os programas de formação e os congressos de nutrologia médica que dão nome ao projeto: o Nutrology Fellowship, programa de mentoria coordenado pelos doutores Guilherme Giorelli e Paulo Giorelli, o CIN, Congresso Internacional de Nutrologia, e a Nutrology Conference.

As seis entregas de 2025, em ordem: Nutrology Fellowship SP, no Pullman Vila Olímpia, em 24 e 25 de janeiro; CIN 2025, terceira edição, no Auditório Moise Safra do Hospital Israelita Albert Einstein, em 21 e 22 de março; Nutrology Fellowship RJ, no Hotel Prodigy Santos Dumont, em 30 e 31 de maio; Nutrology Fellowship RJ, no Windsor Barra, em 22 e 23 de agosto; Nutrology Hands On, no Salão Chella do Albert Einstein, em 3 e 4 de outubro; e Nutrology Fellowship somado à Nutrology Conference, no Windsor Barra, de 23 a 25 de outubro.

São duas cidades, cinco locais, seis salas distintas e 18 dias de operação em campo entre montagem e evento, em dez meses. O dimensionamento contratado vai de 60 lugares nas edições de Fellowship a 100 no Hands On e 200 na Conference. O total contratado em 2025 somou R$ 454.470,00, distribuídos em nove faturas.

O escopo repetido em todas as edições reúne cenografia própria com palco, backdrop, totens e púlpito, projeto 3D com implantação no espaço, iluminação de sala com 20 a 93 refletores LED RGBW por edição, áudio digital com microfonia sem fio, operação de conteúdo com servidor de vídeo e retornos de imagem e de timer, e gravação multicâmera de câmeras individuais e do PGM a 29 FPS, entregue ao cliente. A escala de imagem variou a cada edição: do aproveitamento do painel de LED já instalado no hotel à projeção dupla, às TVs de 70 polegadas e a dois painéis de LED de 4,00 × 3,00 m na Conference.

A maior entrega, que reuniu Fellowship e Conference na mesma semana, mobilizou 15 técnicos nominais e 1.074 unidades de material separadas do almoxarifado, e recebeu ART emitida por engenheiro civil com atestado de conformidade às normas NBR 5410 e NBR 5419.

[CONFIRMAR: número oficial de inscritos do CIN 2025 e da Nutrology Conference 2025]

O Projeto Nutrology Academy não é um evento. São seis, executados em dez meses de 2025 para o mesmo cliente, em duas cidades, cinco locais e seis salas diferentes. Do ponto de vista de infraestrutura, isso significa projetar seis instalações temporárias completas, cada uma com energia, estrutura, distribuição de sinal e contingência próprias, usando um único parque de equipamentos que também atende o restante da agenda da empresa. A dificuldade não está em nenhuma edição isolada. Está em manter seis dimensionamentos distintos corretos ao mesmo tempo, com o material certo dentro do caminhão certo.

O primeiro fator é que nenhum dos seis ambientes foi construído para receber essa carga. Sala de hotel, auditório dentro de um hospital em operação, salão hospitalar, salas de hotel de congresso na Barra da Tijuca. Cada prédio impõe doca, elevador, horário de acesso e limite elétrico próprios, definidos por ele e não pelo evento. Duas das seis entregas aconteceram dentro do Hospital Israelita Albert Einstein em pleno funcionamento. No Hands On, a janela de montagem ia das 06h às 13h e o evento abria às 14h: sete horas para instalar credenciamento, dois estandes e uma plenária de 100 lugares com projeção, áudio, gravação e vinte refletores.

O segundo fator é energia. Cada edição pede distribuição própria para 20 a 93 refletores LED RGBW, servidores de vídeo, notebooks, TVs de retorno, painéis de LED e, no CIN, dez estandes com ponto de energia individual mais a distribuição elétrica de toda a área de exposição. Essa rede temporária é feita de dezenas de réguas de 3, 5 e 10 metros correndo por piso onde o público circula. Em prédio de terceiro, e principalmente em prédio hospitalar, carga elétrica não é item que se negocia na hora da montagem.

O terceiro fator é estrutura. Palcos praticáveis de 0,40 m com geometrias diferentes a cada edição, incluindo um palco redondo de 4,00 m de diâmetro, box truss Q15, painéis de LED de 4,00 × 3,00 m elevados do piso, totens e mobiliário em madeira. Isso é estrutura provisória sob responsabilidade de engenheiro, e precisa caber em ART e em atestado de conformidade com as normas NBR 5410 e NBR 5419. O dimensionamento não termina em planilha: termina em documento assinado.

O quarto fator é a simultaneidade. Na maior entrega, dois eventos diferentes ocuparam a mesma sala em 48 horas. No dia 23 de outubro ela operou o Fellowship, com 60 lugares, palco de 6,00 × 2,00 m e projeção; no dia seguinte já era parte da Conference, com 200 lugares, palco de 8,00 × 3,00 m e dois painéis de LED. O cronograma dividiu aquele único dia em três janelas de montagem, às 00h, às 08h e às 23h, com ensaio entre 03h e 04h e abertura às 07h.

O quinto fator é volume de material em janela curta. Cada edição sai do almoxarifado como uma lista fechada de mais de mil unidades, de refletor e servidor a régua elétrica, pilha e abraçadeira, e essa lista precisa estar simultaneamente separada para a próxima entrega e disponível para o restante da agenda da empresa. No CIN, além do audiovisual, foram 91 peças gráficas instaladas dentro de uma única janela de montagem de dez horas, entre elas 51 espelhos de escada adesivados um a um e três vidros de entrada, com seis frentes de fornecedores diferentes trabalhando em paralelo no mesmo piso.

O sexto fator é distância. Metade das entregas foi no Rio de Janeiro e a estrutura da empresa fica em São Paulo. Carga viaja, equipe viaja e se hospeda, e a cadeia local de sublocação de vídeo, luz, mobiliário e gráfica precisa existir em cada praça. Não há almoxarifado a vinte minutos do local.

O sétimo fator define o nível de exigência. A Nutrology Academy vende a Conference como presencial com seis meses de acesso às gravações. A infraestrutura entregue não sustenta apenas a sala: sustenta um produto que o cliente comercializa depois do evento. Nesse arranjo, redundância deixa de ser conforto de projeto e passa a ser requisito comercial.

A resposta da Nobox não foi dimensionar cada edição do zero. Foi fixar um núcleo técnico idêntico para as seis salas e deixar variar apenas a camada de imagem e de potência, que é a que depende do ambiente.

O núcleo é sempre o mesmo: um servidor de vídeo, notebooks de conteúdo, um notebook dedicado exclusivamente a timer e trilhas, TVs de retorno de imagem e de timer em suporte próprio, mesa de som digital com distribuidor e duas antenas amplificadoras, microfonia sem fio de headset, lapela e bastões, mesa de luz, e três a quatro câmeras com mesa de corte e diretor de corte dedicado. Esse conjunto entrou igual nas seis edições. É ele que permite chegar a uma sala nova e montar rápido sem redesenhar a operação, porque a equipe já sabe onde cada função mora.

A camada que varia é a que muda consumo, peso e ancoragem. Na primeira edição, a Nobox aproveitou o painel de LED já instalado na sala do hotel em vez de levar o seu. Em maio entrou projeção, com fundo de palco de 10,00 × 4,00 m e dois projetores de 5.000 ANSI. Em agosto saiu a projeção e entraram quatro TVs de 70 polegadas em pedestal. Em outubro entraram dois painéis de LED de 4,00 × 3,00 m elevados do piso, com processadora e servidor dedicado. A iluminação seguiu o mesmo caminho, de mesa DMX com 80 refletores nas edições de curso a console de grande porte com auxiliar de luz, 93 refletores, mini bruts e estrutura de treliça na maior entrega. Cada uma dessas escolhas é decidida na fase de projeto, não na montagem.

O instrumento que sustenta essa disciplina é a matriz de recursos com separação por sala e por dia. Na maior entrega são 128 itens distintos e 1.074 unidades, com a necessidade quebrada entre as duas salas e conferida item a item contra o estoque próprio, em colunas de locação, compra e pendência final. No Fellowship de agosto são 151 itens e 1.072 unidades. É esse documento que decide o que sai do almoxarifado, o que se subloca na praça e o que precisa ser comprado, antes de o caminhão sair.

Antes dele vem o projeto 3D com implantação no espaço escolhido, presente em todas as seis propostas e versionado quando o escopo evolui: a Conference chegou a ter duas versões completas de projeto. Circulação, alcance de cabo, posição de ponto de energia e altura de estrutura são conferidos em desenho, com o local ainda vazio.

Energia e estrutura foram tratadas como frente com dono, e não como consequência do audiovisual. As equipes traziam coordenação de infraestrutura e elétrica nominal, responsável pela distribuição da sala e das áreas de exposição: no CIN, a distribuição elétrica completa da área de estandes, com régua por estande; na Conference, seis pontos de energia com régua de três tomadas. A quantidade de régua de 3, 5 e 10 metros não é estimada em campo, está contada na matriz.

A responsabilidade técnica foi formalizada e precificada antes de ser necessária. A maior entrega recebeu ART emitida por engenheiro civil com CREA, cobrindo montagem e desmontagem de estruturas de madeira e metálicas provisórias, palcos praticáveis e treliças de sustentação de projeção e iluminação, acompanhada de atestado de conformidade com ABNT, código de obras municipal e as normas NBR 5410 e NBR 5419. A emissão já constava da proposta como item orçado.

A contingência foi desenhada por ponto crítico, e não por equipamento reserva genérico. O timer roda em máquina própria, separado do conteúdo, para que uma função não derrube a outra. O retorno de palco foi duplicado em imagem e em timer na edição de agosto. A gravação sai em dois níveis, câmeras individuais e PGM com áudio a 29 FPS, padrão fixado por escrito na primeira ordem de serviço e mantido nas edições seguintes, de modo que o material do cliente não dependa de uma única cadeia.

Por fim, a virada de sala foi tratada como frente separada. O cronograma dividiu o dia crítico em três janelas e a equipe de madrugada foi escalada, registrada e faturada à parte, em vez de diluída na equipe do dia seguinte. No Rio, a cadeia local se repetiu de edição para edição com o mesmo parceiro técnico nas três operações, e os fornecedores externos entraram uniformizados com a marca, o que faz a cadeia terceirizada operar como equipe própria diante do cliente.

O indicador mais forte deste projeto é a recontratação. O cliente não voltou uma vez: voltou seis, em dez meses de 2025, em janeiro, março, maio, agosto, outubro e outubro. E a relação não começou ali. O mesmo acervo registra o CIN 2024, executado em março do ano anterior no mesmo auditório, o que faz da temporada de 2025 a continuidade de uma conta já existente, e não um primeiro teste.

O segundo indicador é a ampliação do escopo dentro da própria temporada. A primeira entrega, em janeiro, foi contratada por R$ 38.393,00. A última, em outubro, por R$ 160.057,00, um conjunto que reuniu Fellowship e Conference na mesma semana, com dois painéis de LED, seis estandes, lounge de convivência e console de grande porte. Somadas as nove faturas do ano, o projeto totalizou R$ 454.470,00.

O terceiro indicador é o crescimento na mesma linha de evento. O CIN, que é a entrega que se repete ano a ano, saiu de R$ 74.424,73 registrados como receita bruta na apuração de custo real de 2024 para R$ 95.000,00 contratados em 2025, uma alta de 27,6%. [CONFIRMAR: a fatura oficial do CIN 2024 não está no acervo, apenas a planilha de custo real. A comparação precisa dela para entrar na inscrição.]

O quarto indicador é o cronograma. Foram 18 dias de operação em campo em seis janelas de montagem distintas, todas cumpridas dentro do que estava contratado, incluindo as duas mais estreitas: as sete horas dentro do hospital em funcionamento, com o evento abrindo às 14h, e a virada de outubro, com montagem à meia-noite, ensaio entre 03h e 04h e abertura às 07h do mesmo dia.

O quinto indicador é a folga demonstrada quando o escopo cresceu em cima da hora. Em três momentos o cliente pediu itens adicionais fora do contrato: um estande completo e um palco extra no Hands On, uma TV com pedestal para estande na Conference e a mão de obra da virada de madrugada. Nos três casos a operação absorveu e o comercial documentou depois, em faturas complementares que somaram R$ 6.833,00, ou 1,5% do valor do ano. Duas delas foram emitidas depois do evento já realizado.

O sexto indicador é o entregável que sobrevive ao evento. Da entrega de outubro saíram 65 arquivos de vídeo organizados por dia, 13 do Fellowship e 18 e 34 dos dois dias de Conference. Do Fellowship de maio saíram 29 arquivos de vídeo mais material bruto em formato de câmera. Esse acervo alimenta diretamente o produto do cliente, que vende a Conference com seis meses de acesso às gravações, e o padrão técnico que o define foi fixado por escrito na primeira ordem de serviço do projeto e mantido em todas as edições seguintes.

O sétimo indicador é documental. A maior entrega foi executada com ART emitida por engenheiro civil registrado e atestado de estruturas declarando conformidade com as normas técnicas aplicáveis, aceitos pelo local. Em operação temporária dentro de hotel de congresso, é o documento que separa montagem profissional de improviso.

O oitavo indicador é o racional de material. O backdrop de 6,00 × 3,00 m do Fellowship foi reaproveitado no dia seguinte como fundo do lounge da Conference, decisão registrada em projeto e na ordem de serviço, e não achado de última hora. Na mesma linha, a matriz de recursos conferida contra o estoque próprio é o que evita sublocar aquilo que a empresa já tem.

O nono indicador é a estabilidade do time. Os controles de mão de obra das edições de maio, agosto e outubro repetem as mesmas funções com as mesmas pessoas em áudio, luz, vídeo, direção de corte e operação de conteúdo. É essa continuidade que torna possível montar de madrugada e ensaiar às 03h em uma sala nova sem refazer combinado.

[CONFIRMAR: número oficial de inscritos do CIN 2025 e da Nutrology Conference 2025, para dimensionar o público atendido]

[CONFIRMAR: continuidade do contrato em 2026. O acervo tem arquivos de planilha nomeados para a temporada seguinte, mas ordem de serviço, ART e faturas são todas de 2025.]